1) Unangekündigte Registrierkassennachschau

Mit dem Steuerreformgesetz ist die Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht für Unternehmer mit 1.1.2016 in Kraft getreten (siehe unsere laufenden Newsletter von 2015). Zur Erinnerung: Betroffen sind Unternehmer, deren Gesamtumsätze 15.000 EURO pa sowie Barumsätze 7.500 EUR pa übersteigen. Im Hinblick auf die Schwierigkeiten bei der Umstellung wurde via Erlass eine straflose Übergangsphase für die Einführung der Registrierkassenpflicht gewährt. Wird in dieser Schonfrist bis zum 31.3.2016 noch immer keine Registrierkasse verwendet und kein ordnungsgemäßer Beleg erteilt, soll es zu keiner finanzstrafrechtlichen Verfolgung und Bestrafung kommen. In einer zweiten Übergangsphase bis zum 30.6.2016 soll es unter dem Gesichtspunkt, dass besondere Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft gemacht werden können, ebenfalls straffrei bleiben (z.B. die Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund von Nichteinhaltung von Lieferfristen durch den Hersteller nicht möglich).

Allerdings führt derzeit der Außendienst der Finanzverwaltung unangekündigte Prüfungen der Einhaltung der Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht durch, ohne den steuerlichen Vertreter davon in Kenntnis zu setzen. Im Zuge der Überprüfungen wird von der Finanzverwaltung eine detaillierte Checkliste zur Erhebung der Daten verwendet und sollte daher nur vom Geschäftsführer oder einer Auskunftsperson beantwortet werden, die sich sehr gut mit dem Geschäftsbetrieb auskennt.

Beispiele aus der Checkliste zur Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht:
• Zuständigkeit für die Einzelaufzeichnung sowie Ermittlung der Tageslosung?
• Wie erfolgt die Übertragung der Aufzeichnungen in die Buchhaltung?
• Welche Art von Einzelaufzeichnungen wird geführt?
• Gibt es auch Umsätze außerhalb der Betriebsstätte und wie werden diese vor Ort aufgezeichnet?
• Welches System wird als Registrierkasse verwendet (Kassensystem, EDV-Kasse, Tablet-Lösung, Taxameter etc.)?
• Gibt es ein Datenerfassungsprotokoll und kann dieses exportiert werden?

ACHTUNG: Die WKO warnt, dass derzeit auch Betrüger unterwegs sind mit täuschend echt aussehenden Ausweisen und teils sogar mit einer Art „Uniform“ ausgerüstet sind. Die falschen Beamten verlangen von Kunden, nach dem Verlassen eines Geschäftes die Rechnung für den vorangegangenen Einkauf vorzuweisen; können die Kunden das nicht, kassieren die falschen Finanzbeamten „Strafen“ von 100 und mehr Euro.

Rechtslage: Bei jedem Erwerbsvorgang ist ein Beleg auszufolgen. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Diese „Behaltepflicht“ seitens des Kunden ist und bleibt allerdings STRAFFREI.

Um die Kunden zu warnen, kann folgendes Plakat der Bundessparte Handel im Geschäft ausgehängt werden: www.wko.at/Content.Node/branchen/oe/Belegpflicht-Warnung-vor-Betrug.pdf

2) Änderung im Zahlungsverkehr der Finanzämter sowie Gebietskrankenkasse

Finanzamt

Verpflichtende Durchführung einer FA-Überweisung mittels Electronic-Banking ab 1.1.2016 (§ 211 Abs.5BAO).

Ab 1.4.2016 werden die Vierteljahrsbenachrichtigungen und Buchungsmitteilungen vom Finanzamt keine Zahlungsanweisungen erhalten. Ziel dieser Änderung ist es, durch händische Eingabe verursachte Fehler zu vermeiden und die Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Zukünftig sind daher alle Überweisungen entweder mittels „Finanzamtszahlung“ in den Onlinesystemen der Banken oder „eps-Überweisung“ in FinanzOnline durchzuführen.

Sollte dennoch keine Möglichkeit zur Nutzung eines Electronic-Banking-Systems für Steuerzahlungen bestehen, kann man bei dem jeweils zuständigen Finanzamt die weitere Zusendung von Zahlungsanweisungen mit einem formlosen Schreiben sowie per Telefon oder FAX beantragen.

Wer mittels Zahlschein z.B. die Lohnabgaben meldet und zahlt, muss ab Februar 2016 zusätzlich über FinanzOnline melden, da die Meldedaten für Lohnsteuer, DB und DZ nicht mehr vom Finanzamt erfasst werden können.

Es wird daher empfohlen, auf Electronic-Banking (Tele-, Onlinebanking) umzusteigen.

Gebietskrankenkasse

Im Zuge der SEPA-Umstellung kommt es auch ab 1. Februar 2016 zu Umstellungen bei der Überweisung an die Gebietskrankenkasse.

Zur Erläuterung: Zahlungsanweisungen werden von vielen Banken so verarbeitet, dass der Kunde diese unter Verwendung einer Kontokarte in der Filiale selbst einscannt. Diese eingescannte Zahlungsanweisung wird dann direkt an die Zentrale weitergeleitet und mit einem Tag Verspätung weiterverarbeitet. Beim Einscannen wird die Zahlungsanweisung fotografiert und der Text mit einer speziellen Software ausgelesen. Das Foto wird als Imagedatei gespeichert. Der Empfänger der Überweisung findet auf seinem Bankkonto den Zahlungseingang mit dem weitergeleiteten Beleg als Imagedatei vor.

Diese Weiterleitung entfällt mit 1.2.2016.

Das heißt: Kunden, die für die weitere Bearbeitung auf die Angaben mit Verwendungszweck angewiesen sind, sollten frühzeitig beginnen, das Referenzfeld durch Eingabe der Beitragskontonummer zu verwenden. Die Nummer wird von den Banken an den Empfänger weitergeleitet. Noch einfacher ist die elektronische Überweisung. Dabei werden sämtliche Informationen (Absender, Zahlungsreferenz etc.) übermittelt.

WICHTIG: Beitragskontonummern sind acht-bis zehnstellig je nach GKK.

Für eine automatisierte Verarbeitung im Feld „Zahlungsreferenz“ sind jedoch zwölf Stellen erforderlich.

Geben Sie Ihre Beitragsnummer daher im Feld „Zahlungsreferenz“ wie folgt ein:

Beginnend mit 1100, 110 bzw. 11 folgt danach Ihre Beitragskontonummer.

Beispiel:
Achtstellige Beitragskontonummer: Führen Sie unter „Zahlungsreferenz“ die Zahl 1100 + achtstellige Beitragskontonummer an > z.B. 1100XXXXXXXX
Neunstellige Beitragskontonummer: Führen Sie unter „Zahlungsreferenz“ die Zahl 110 + neunstellige Beitragskontonummer an > z.B. 110XXXXXXXXX
Zehnstellige Beitragskontonummer: Führen Sie unter „Zahlungsreferenz“ die Zahl 11 + zehnstellige Beitragskontonummer an > z.B. 11XXXXXXXXXX
Wird das Feld„Verwendungszweck“ verwendet (gleicher Vorgang wie oben angeführt), dann lassen Sie bitte das Feld „Zahlungsreferenz“ unbedingt frei.

Zum Seitenanfang