1) Die Steuerreform 2016 und die Verschärfungen im Rechnungswesen

Mit dem Steuerreformgesetz wurden zahlreiche Maßnahmen zur Bekämpfung des Steuerbetrugs eingeführt bzw verschärft. Diese Maßnahmen machen es erforderlich, die Buchhaltung (das Rechnungswesen) auf diese neuen Erfordernisse hin zu überprüfen und womöglich „aufzurüsten“.

Mit dem Steuerreformgesetz 2015/16 wurden die gesetzlichen Bestimmungen in der Bundesabgabenordnung (kurz: BAO) geändert bzw neue Bestimmungen eingeführt. Die BAO stellt die gesetzliche Grundlage für diese verschärften Rahmenbedingungen dar.

In der BAO sind zwei sog Verordnungsermächtigungen vorgesehen. Das bedeutet, dass der Gesetzgeber beschlossen hat, die Details zu einzelnen Themen im Rahmen einer speziellen Verordnung zu regeln. Dadurch wurde das Finanzministerium (kurz: BMF) ermächtigt, die Details ohne parlamentarische Beschlussfassungen zu bestimmen. Das BMF hat daher zwei Verordnungen heraus gebracht, die sog „Barumsatz-Verordnung 2015“ (kurz: BarUV 2015) und die sog „Registrierkassen-Sicherheits-Verordnung“ (kurz: RKSV).

In allen diesen gesetzlichen Grundlagen und Verordnungen sind sehr viele neue Begriffe verwendet worden. Diese Fachbegriffe mussten erst interpretiert werden, um Unklarheiten zu beseitigen bzw zu verringern. Aus diesem Grund hat das BMF am 12. November 2015 einen umfangreichen Erlass (67 Seiten) veröffentlicht. Dieser Umstand allein deutet bereits auf unpräzise Formulierungen hin, die in den wenigen gesetzlichen Änderungen im Rahmen der Steuerreform 2015/16 verwendet wurden und derart umfangreichen Auslegungshilfen und Anleitungen zur Umsetzung erforderlich machen.

2) Finanzstrafgesetz
Was passiert bei Nichtbefolgung der neuen Pflichten?

Im Rahmen der Steuerreform wurden neue Strafdelikte eingeführt. Bei Nichtbefolgung drohen saftige Strafen!! Steuerbetrug steht eben ganz oben auf der Agenda der Finanzverwaltung. Für den Fall, dass eine der neuen Verpflichtungen nicht erfüllt wird, drohen folgende Strafen nach dem Finanzstrafgesetz und man gilt als Finanzstraftäter. Werden mehrere Delikte gleichzeitig begangen, dann werden die Strafen eben kumuliert!

Geldstrafen & Delikte

  • Bis zu 25.000,– Geldstrafe, wenn vorsätzlich Buchhaltungen oder Buchhaltungs- und Aufzeichnungsprogramme durch Einsatz einer Spezialsoftware verändert, gelöscht, verfälscht oder unterdrückt werden.
  • Bis zu 5.000,– Geldstrafe bei vorsätzlicher Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht. Dieses Delikt wird bereits erfüllt, ohne dass es zu einer Steuerhinterziehung kommen muss.
  • Bis zu 5.000,– Geldstrafe ab 1.1.2017 bei vorsätzlicher Nichtverwendung des Sicherheits-Chips (Sicherheitseinrichtung zur Manipulationssicherheit).
  • Bis zu 5.000,– Geldstrafe bei Verletzung der Belegausstellungspflicht. Die Frage „Brauchen Sie eine Rechnung?“ beim Inkasso kann daher ganz schön teuer werden!

Was ist, wenn der Kunde den Beleg nicht mitnimmt?

In einem solchen Fall besteht für den Verkäufer kein Grund zur Panik. Es besteht zwar für den Kunden eine Belegannahme- und eine Belegmitnahmepflicht. Verstößt der Kunde allerdings gegen diese Pflichten, hat dies keine strafrechtlichen Konsequenzen.

3) Eine Übersicht zur Orientierung

Hier bieten wir Ihnen einen Überblick über die Verpflichtungen im Bereich des Rechnungswesens in Schlagworten. Wenn Sie sich jetzt bereits angesprochen fühlen, dann sollten Sie diese vier Seiten ganz genau studieren!

 EinzelaufzeichnungspflichtBelegerteilungspflichtRegistrierkassenpflicht
Wer?Betriebe (doppelter Buchhaltung
und Einnahmen-Ausgaben-Rechner), Vermieter (kurz: V&V), sonstige Einkünfte (Funktionäre)
Unternehmer gem § 2 UStG (daher auch V&V)nur BETRIEBE mit Umsatz pa über 15.000,– und mehr als 7.500,– Barum­sätze jährlich
Wer nicht?ausgenommen sind: sog Kalte-Hand-Umsätze bis 30.000,– pa sowie Hilfsbetriebe (entbehrliche + unentbehrliche) von begünstigten [gemeinnützigen] Körperschaften (zB kleines Vereinsfest)
Was?Bareingänge und Barausgänge täg­lich einzeln; EAR + V&V: alle Bargeschäfte einzelnBeleg über die empfangene Barzah­lung bei Bar-umsätzen gem § 131b BAOalle Bareinnahmen mit
einem elek­tronischen Aufzeichnungssystem erfassen
Wie?Paragon, KassenstreifenMindestangaben gem § 132a BAO zusätzl § 11 RKSV (zB auch QR- Code)manipulationsgeschütztes elektroni­sches Aufzeichnungssystem
Ab wann?bis 12/2015: nur Betriebe mit Um­satz pa über 150.000,–; ab 1/2016: alle, auch V&Vab 1.1.2016,
ab 1.1.2017 mit Zusatzangaben nach RKSV
ab 1.1.2016,
ab 1.1.2017 mit techn. Sicherheits­einrichtung

4) Keine Strafen in der Übergangsphase

Im Erlass hat der Minister die Notbremse gegen die überhastete Einführung der Registrierkassenpflicht gezogen und die Bestrafung ausgesetzt.

Im ministeriellen Erlass liest man zum Abschluss der Ausführungen, dass in einer zweiteiligen Übergangsphase wegen mangelnder Strafwürdigkeit der Tat für die neuen Delikte keine Strafen zu verhängen sind.

Phase I: 1. Quartal 2016 (1.1. – 31.3.)

In dieser Phase werden von den Abgabenbehörden und deren Organe keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen-und Belegerteilungspflicht gesetzt.

Phase II: 2. Quartal 2016 (1.4. – 30.6.)

Bis zum 30. Juni 2016 werden von den Abgabenbehörden und deren Organen bei bloßer Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen und Bestrafungen gesetzt, wenn der oder die Betroffenen besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen können (zB die Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund von Nichteinhaltung der Lieferfristen durch die Kassenhersteller nicht möglich oder die Installation der notwendigen Software für die elektronische Festhaltung der Umsätze war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch den IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich oder die erforderliche Einschulung des Unternehmers und seiner Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).

Tipp: Vergessen Sie daher keinesfalls eine Bestätigung des Lieferanten zu verlangen, sollte in Ihrem Fall die Lieferung oder Implementierung nicht sofort möglich sein!

Die Finanz: Dein Freund & Helfer

Das BMF hat geplant, dass die Mitarbeiter der Finanzverwaltung im 1. Halbjahr 2016 sog Compliance-Besuche abstatten werden. Geplant sind mehrere tausend „Betriebsbesichtigungen“ um die Einhaltung der gesetzlichen Regeln zu prüfen. Dabei wird auf Beratung und „proaktive“ Unterstützung gesetzt, nicht auf Bestrafung. Da freut man sich doch auf einen Besuch der Finanzpolizei, oder nicht? •

Kein Freibrief

Diese Anweisung des Ministers, keine Strafen zu verhängen, gilt allerdings nur für die bloße Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht oder Belegerteilungspflicht an sich!

Selbstverständlich werden Steuerhinterzieher ihre Strafe erhalten, denn dazu gibt es keinen Freibrief!

Nicht vergessen: Schätzungsbefugnis droht!

Bitte vergessen Sie nicht den Umstand, dass im Erlass bloß eine strafrechtliche Erleichterung hinsichtlich der neuen Pflichten (insbesondere der RK-Pflicht) besteht. Wenn aber die buchhalterischen Aufzeichnungen ohne RK so mangelhaft sind, dass sie nicht einmal den bereits bisher geltenden Formvorschriften entsprechen und sich die Grundlagen für die Besteuerung nicht ermitteln lassen, dann fällt die gesetzliche Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Aufzeichnungen weg. In einem solchen Fall werden die Besteuerungsgrundlagen (Umsätze bzw Gewinne) auch in dieser Übergangsphase durch behördliche Schätzung ermittelt werden!

5) Betriebsaufgabe oder Betriebsumstellung in 2016

Im BMF Erlass findet man auch verständnisvolle Erleichterungen für Spezialfälle.

Betriebsaufgabe

Wenn ein Unternehmer die Absicht hat noch im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen (zB bei Pensionsantritt in 2016), dann benötigt dieser Unternehmer laut BMF-Erlass KEINE Registrierkasse mehr.

Voraussetzung für dieses Entgegenkommen ist, dass der Unternehmer die ab 1.1.2016 geltende Belegerteilungspflicht voll erfüllt.

Wesentliche Änderungen im Betrieb

Das Ministerium teilt im Erlass mit, dass im Falle einer Betriebseinschränkung im Jahr 2016 keine Registrierkasse in folgenden Fällen notwendig ist:

  • Der Betriebsumfang (sprich: der Umsatz) wird im Vergleich zu den Vorjahren so eingeschränkt, dass die Umsatzgrenzen nicht mehr überschritten werden.
  • Der Zahlungsverkehr wird von Barzahlung auf Erlagscheinzahlung umgestellt. Dadurch sinken die Barumsätze im Jahr 2016 im Vergleich zu den Vorjahren bereits unter die magische Grenze von 7.500,–.

6) Einzelaufzeichnungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht ist an sich nichts neues. neu ist, dass auch bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung diese zu führen sind. Weiters wurden Ausnahmen für Kleinbetriebe gestrichen.

Es gab bisher bereits genaue Vorschriften, wie die Buchhaltungen zu führen sind. Zahlreiche Formvorschriften legen fest, wann ordnungsmäßige Aufzeichnungen vorliegen. Dazu müssen zB die Eintragungen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Weiters müssen sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet,dass in den Aufzeichnungen die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben (bzw Bareingänge und Barausgänge) laufend zu erfassen und täglich einzeln festzuhalten und aufzuzeichnen sind. An diesem Grundprinzip ändert sich in Zukunft eigentlich gar nichts.

Bisher waren Vermietungsfälle von dieser Einzelaufzeichnungspflicht nicht betroffen – ab 1.1.2016 sind auch diese Fälle einzelaufzeichnungspflichtig!

Weiters waren bisher alle Unternehmer bis zu einem jährlichen Umsatz von 150.000,– von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Ab 1.1.2016 gilt eine neue Verordnung (sog BarUV 2015) und dort ist diese generelle Befreiung für diese Kleinunternehmer nicht mehr enthalten. Lediglich für Umsätze im Freien (sog Kalte-Hand-Umsätze) bis 30.000,– Jahresgesamtumsatz gibt es weiterhin die abgeschwächte Form der Aufzeichnungspflicht: Kassasturz anstatt Einzelaufzeichnungen sind dort weiterhin zulässig.

Die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen-und Belegerteilungspflicht gilt nur für Unternehmer, unabhängig davon, ob deren Umsätze echt oder unecht von der Umsatzsteuer befreit sind.

Auch durchlaufende Posten sind aufzeichnungspflichtig. Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zu berücksichtigen.

Ab 1.1.2016 wird diese Einzelaufzeichnungspflicht sogar noch präziser vom Gesetzgeber verlangt: Diese Einzelaufzeichnungen müssen ab 2016 sogar mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem gemacht werden. Daher verwandelt sich die Pflicht zur elektronischen Einzelaufzeichnungspflicht für alle Betriebe mit mehr als 15.000,– Jahresumsatz. Man nennt das die sog Registrierkassenpflicht.

7) Elektronisches Aufzeichnungssystem = Registrierkasse

Der Begriff „Registrierkasse“ ist mit Vorsicht zu genießen. Der Gesetzgeber spricht ganz allgemein vom „elektronischen Aufzeichnungssystem“!

Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung bzw Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Auch eine Fakturasoftware kann eine „Registrierkasse“ sein! Die Übertragung der Daten zwischen Eingabestation und Server kann auch cloudbasiert erfolgen. Wir müssen hier wirklich an den modernsten Stand der Technik denken!

Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll (Kassenjournal) verfügen und einen Drucker oder eine Vorrichtung zur elektronischen Rechnungsübermittlung haben. Ab Jänner 2017 muss dieses elektronische Aufzeichnungssystem auf eine Signaturerstellungseinheit zugreifen, die ein dem Unternehmer zugeordnetes Zertifikat besitzt.

Kassenwagen oder Taxameter zur Berechnung des Fahrpreises in Taxis können „Registrierkassen“ sein, wenn sie die technischen Voraussetzungen der RKSV erfüllen und auch entsprechende Belege ausstellen können um die Belegerteilungspflicht zu erfüllen.

Mehrere Unternehmer können eine gemeinsam Registrierkasse verwenden (zB bei Gemeinschaftspraxen von Ärzten), wenn nachvollziehbar und klar erkennbar ist, welche Umsätze zu welchem Unternehmer gehören.

8) Schwellenwerte zur Registrierkassenpflicht

Das Gesetz sieht zwei Umsatzgrenzen vor, die beide überschritten werden müssen. Nur dann besteht die Registrierkassenpflicht!

Wenn beide Grenzen überschritten werden, dann liegt RK-Pflicht vor:

  1. Jahresumsatz je Betrieb muss höher als 15.000,– sein. Unter Umsatz ist der Nettoumsatz zu verstehen. Maßgebend ist daher der jeweilige Jahresnettoumsatz des Betriebes. Der Unternehmer kann einen oder mehrere Betriebe haben – jeweils betriebsbezogene Betrachtungsweise.
  1. Dabei muss der Barumsatz höher als 7.500,– sein. Auch hier sind die Nettoumsätze relevant. Jahr ist das Kalenderjahr.

Werden beide Schwellenwerte überschritten, dann tritt die RK-Pflicht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des UVA-Voranmeldungszeitraumes, in dem beide Grenzen erstmals überschritten werden, ein. Bei USt-befreiten Kleinunternehmern iSd UStG, gilt das Quartal als jeweiliger Voranmeldungszeitraum.

Beispiel: Der Umsatz im Monat Jänner 2016 beträgt netto 20.000,–, alle Kunden zahlen mit Bargeld. Beide Schwellenwerte werden überschritten, nach 3 Monaten Vorbereitungszeit wird die RK-Pflicht mit 1.5.2016 wirksam.

9) Belegerteilungspflicht ab 1.1.2016

Dem Kunden muss ein Beleg ausgehändigt werden. Das kann ein Papierbeleg oder ein elektronischer Beleg sein.

Der Beleg muss tatsächlich in den Verfügungsbereich des Belegempfängers gelangen. Die Übermittlung ist eine Bringschuld des Unternehmers, eine Handelsüblibloße Einräumung der Möglichkeit des Ansehens und Abfotografierens des auf einem Bildschirm angezeigten Beleginhaltes erfüllt nicht die Belegerderteilungspflicht. Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung ist nicht vorgeschrieben. Der Beleg ist dem Barzahler im Zeitpunkt der Barzahlung zu erteilen, das muss nicht der Empfänger der Leistung sein.

Die Belegerteilungspflicht besteht nur für Unternehmer iSd Umsatzsteuergesetzes. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn die Umsätze umsatzsteuerfrei sind oder wenn sie unter der Kleinunternehmergrenze liegen. Sie besteht nicht nur für betriebliche Einkünfte, sondern auch für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sowie für sonstige Einkünfte.

Wichtig für die Gastronomie ist folgende Möglichkeit bei einer sog „Tischabrechnung“: Wenn beim Inkasso und der Belegerteilung mit elektronischer Registrierkasse mehrere Produkte zu einem bestimmten Zeitpunkt an Kunden in einer Gesamtsumme abgerechnet und boniert werden und das Inkasso der Gesamtsumme zu Teilbeträgen bei mehreren Personen (Tischabrechnung) zeitnah erfolgt, muss nicht für jeden Kunden eine gesonderter Beleg ausgestellt werden. Es ist ausreichend, wenn der Beleg einem Kunden übergeben wird. Diesen trifft die Entgegennahme- und Mitnahmeverpflichtung.

Mindestanforderungen an den Beleg

Das Gesetz sieht folgende 6 Mindestbestandteile auf einem Beleg vor: Name bzw Adresse des leistenden Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, den Tag der Belegausstellung, den Betrag der Barzahlung sowie Menge und handelssübliche Bezeichnung der Ware. Die Menge (der gelieferten Gegenstände) ist nach den Maßstäben des jeweiligen Geschäftsverkehrs zB nach Zahl, Maß oder Gewicht anzugeben. Handelsübliche Bezeichnung ist eine Bezeichnung, die für die gelieferte Ware allgemein im Geschäftsleben verwendet wird.

Die meisten Probleme gibt es bei der Bezeichnung der Ware: Wie genau muss das Produkt beschrieben sein? Der Ministeriumserlass bietet dazu folgende Beispiele:

BrancheZulässige WarenbezeichnungKeine zulässige Warenbezeichnung
BlumengeschäftSchnittblumen, Blumenstrauß, Ge­steck Topfblumen, GehölzeBlumen
BekleidungsgeschäftHose, JackeKleidung
ElektrohandelMobiltelefon, Waschmaschine, TV-Gerät, Elektrozubehör, Faxge­rät, GlühbirneElektronikgerät, Haushaltsgerät, Audio­gerät, Telefon, Lampe
Obst-/Gemüsege­schäftÄpfel, Birnen, SalatObst, Gemüse
FriseurHerrenhaarschnitt, Damenhaar­schnitt, Haarfärbung, Styling, Kosmetik, Bartrasur/-pflege, Sham­poo-/ Styling-ProduktverkaufHaarpflegeprodukt, Friseurleistung
BäckerSemmel oder Kleingebäck, BrotBackwaren
TrafikZigaretten, Zigarren, ZeitungRauchwaren, Druckwerk
Fleischerei / Bauern­marktWurst, RindfleischFleischwaren
SchuhgeschäftSportschuhe, Damenschuhe, Schuh­spray, SchuhreparaturSchuhe, Schuhpflegeprodukt
Baumarkt / Haus­haltsfachgeschäftSchrauben, Hammer, Motorsäge, Topf, Pfanne, Starterset, für Klein­teile: KüchenutensilienEisenwaren, Werkzeug, Maschine/Elekt­roartikel, Geschirr, Küchenartikel
TextilreinigerKleiderreinigung, TeppichreinigungReinigung
WürstelstandWürstel, Orangensaft, Bier, GurkerlWurstware, Getränk, Speisebeilage
GasthausSuppe, Schnitzel, Strudel (à la carte), Mittagsmenü I oder II, Studenten­menü, FrühstückVorspeise, Hauptspeise, Nachspeise, Es­sen
Buch-/Papierfach­handelBuch, Zeitschrift, Magazin, Heft, SchreibmaterialDruckwerk, Büromaterial

Zum Seitenanfang