Klienteninfo 7/2017

Registrierkasse: Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb

Monatlich

Vierteljährlich

Am Ende des Jahres

Monatlich:

Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen, dieser soll der letzte Beleg des Monats sein. Im Regelfall wird Ihr Kassensystem dafür eine eigene Funktion (Monatsabschluss) anbieten. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie auch einen normalen Beleg mit Betrag 0,–, bei dem – wenn möglich  in der Positionsbezeichnung „Monatsabschluss“ steht, erzeugen.

In den Monaten in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.

Vierteljährlich:

Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahren Sie die Sicherung an einem geeigneten Ort mindestens sieben Jahre auf.

Wenn alles elektronisch gespeichert wird, muss ich dann nichts mehr ausdrucken? Für den Start- und Jahresbeleg besteht eine Verpflichtung zum Ausdruck, zur Überprüfung mittels Kontroll-App und zur Aufbewahrung. Der Jahresbeleg muss am letzten Tag der getätigten Umsätze, spätestens bis 31.12., also vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr, hergestellt werden.

Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche).

Frist zur Überprüfung Jahresbeleg: 15. Februar des Folgejahres

Am Ende des Jahres:

Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen, dafür brauchen Sie wieder Ihren FinanzOnline Authentifizierungscode und ein mit dem Internet verbundenes Smartphone/Tablet.

Drucken Sie den Jahresbeleg (=Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) Ihrer Registrierkasse und gehen Sie genauso vor wie bei der Prüfung des Startbeleges.

Bei der Prüfung des Jahresbeleges können eigentlich kaum Fehler auftreten, denkbar wären:

  • Der Startbeleg der Registrierkasse wurde noch nicht geprüft.
  • Es wurde der Jahresbeleg eines anderen Unternehmens geprüft.
  • Es gibt ein technisches Problem mit der Registrierkasse.

Falls die ersten beiden Punkte nicht das Problem sind und auch die Fehleranzeige in Finanz Online keinen Aufschluss gibt, muss wahrscheinlich Kontakt mit dem Kassenhersteller aufgenommen werden.

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