1) Verpflichtende Registrierkasse ab dem 01.01.2016

Im Zuge der Steuerreform 2015/2016 (wie bereits in der 3. Sonderklienten-Info berichtet) wurde vom BM für Finanzen eine Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ins Leben gerufen.

In dieser Sonderklienten-Info möchten wir Ihnen einen Überblick geben, was Sie ab dem 01.01.2016 bezüglich der Registrierkassenpflicht beachten müssen.

Wer ist verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden?

Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 € pro Jahr sowie Barumsätzen mit mehr als 7.500 €, müssen eine elektronische Registrierkasse einsetzen. Sowohl Kredit-als auch Bankomatkarten, Barchecks, Gutscheine und andere vergleichbare Zahlungsformate zählen als Barumsatz.

Nicht unter Barumsätze fallen hingegen Zielgeschäfte! Eine Lieferung oder Leistung an einen Kunden mit der Vereinbarung, die Rechnung nicht sofort bezahlen zu müssen, nennt man Zielgeschäft. Fallen Lieferungen und Zahlung zusammen, spricht man von einem Bargeschäft/-umsatz.

Geschäftsfälle, die grundsätzlich auf Ziel vereinbart werden, jedoch gleich bar bezahlt werden, zählen nicht als Barumsatz – Akontozahlungen fallen dementsprechend auch nicht darunter.

Beispiel: Elektroeinzelhandel

Keine Registrierkassenpflicht
(es müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein)
Gesamtumsatz 201516.000 €
Bargeschäfte 20156.000 €

Variante 1

Registrierkassenpflicht ab 01.03.2016
(Pflicht mit Beginn des viertfolgenden Monats ab Überschreiten der Grenze)
Gesamtumsatz 1–11/2015 (Überschreiten der Umsatzgrenze: 11/2015)16.000 €
Bargeschäfte 1–11/201512. 000 €

Die verpflichtende Verwendung einer elektronischen Registrierkasse wird außerdem begleitet von einer Belegerteilungspflicht und einer Pflicht für den Leistungsempfänger diesen Beleg bis zum Verlassen des Geschäftslokals aufzuheben.

Fällt eine Kasse aus, so darf der Beleg auf Papier (mit Durchschlag) ausgestellt werden, muss dann aber in der Registrierkasse nacherfasst werden.

Ausnahme von der Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse

  • für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 € je Betrieb (bzw. je wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb), die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (sogenannte „Kalte-Hände-Umsätze“)
  • Online-Shops
  • für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (für die gibt es einerseits eine lange Übergangszeit und andererseits gilt die Kassenpflicht nur, falls der Einzelumsatz größer als 20 € ist)

Beispiel: Marktstand

Keine Registrierkassenpflicht
Vereinfachte Losungsermittlung (Kassasturz)
Gesamtumsatz 201520.000 €
Bargeschäfte 201520.000 €

Weiters gibt es Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen für Unternehmen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen bzw. keine haben (z.B. mobile Friseure, Masseure, Tierärzte etc.). Diese können im Nachhinein den Geschäftsvorfall durch Eingabe händisch ausgestellter Rechnungen in der elektronischen Registrierkasse am Betriebsort erfassen.

Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V)

Mit der im Entwurf vorliegenden technischen Verordnung des BM für Finanzen (RKS-V) werden technische Einzelheiten für Sicherheitseinrichtungen in Registrierkassen und andere der Datensicherheit dienende Maßnahmen festgelegt. Zu den allgemeinen Anforderungen zählen:

  • Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen.
  • Jede Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen. Mit einer Signaturerstellungseinheit können auch mehrere Registrierkassen verbunden sein.
  • Jede Registrierkasse muss mit dem frei verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 ausgestattet sein, um die für den maschinenlesbaren Code erforderlichen Verschlüsselungen durchführen zu können.
  • Jeder Registrierkasse muss eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden.
  • Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann. Die Nutzung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmer ist nur unter der Voraussetzung zulässig, dass jeder Unternehmer ein ihm zugeordnetes Zertifikat verwenden und die Registrierkasse für jeden Unternehmer ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll führen kann.

Technische Sicherheitsanforderungen gegen Manipulation ab dem 01.01.2017

Ab 1. Jänner 2017 sind Registrierkassen (und andere elektronische Aufzeichnungssysteme) durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Dabei ist (nach§131b Abs2BAo) die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptografische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten. Die Nachprüfbarkeit ist durch Erfassung der Signatur (QR-Code) auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Die Signaturen sind dabei verknüpft, d.h. nachträgliche Manipulationen sind nicht mehr möglich. Sämtliche Bons sind in einem Datenerfassungsprotokoll einzutragen, welches quartalsweise und unveränderbar auf einen externen Datenträger gesichert werden muss (auch Training- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern).

Da durch das neue Gesetz sämtliche Kassensysteme erst umprogrammiert werden müssen, ist beim Kauf von Neugeräten bzw. beim Aufrüsten von bereits im Betrieb verwendeten Kassen höchste Vorsicht geboten. Wenn Sie bereits eine Registrierkasse verwenden, erkundigen Sie sich bei Ihrem Händler/Hersteller, ob die Kasse auf die neuen Erfordernisse umrüstbar ist. Vergewissern Sie sich auch, wie die Kosten einer Aufrüstung in Relation zu einer Neuanschaffung stehen. Bei einer Neuanschaffung überprüfen Sie unbedingt, ob eine Schnittstelle für die Signaturerstellungseinheit vorhanden ist, die ab dem 01.01.2017 verpflichtend ist.

Die Anschaffungskosten sowie die aus Anlass der Umrüstung anfallenden Aufwendungen können in voller Höhe (im gleichen Jahr) als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Zusätzlich kann man beim für die Erhebung der Einkommen-oder Körperschaftssteuer zuständigen Finanzamt eine Prämie in Höhe von 200 € pro Erfassungseinheit geltend machen.

2) Bestimmungen über die wichtigsten Pflichten der Gewerbetreibenden zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Aufgrund der dritten Geldwäscherichtlinie der EU und deren Umsetzung in österreichisches Recht (neben umfassenden Bestimmungen im Finanzsektor), sind Gewerbetreibende im Sinne der Bestimmungen der §§ 365m-z Gewo 1994 verpflichtet, Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu setzen.

Die Verpflichtungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gelten für folgende Gewerbetreibende:

  • Handelsgewerbetreibende einschließlich Versteigerer bei Zahlungen in bar von 15.000 € oder mehr (unabhängig davon, ob die Transaktion in einem einzigen Vorgang oder mehreren Vorgängen, zwischen denen eine Verbindung besteht oder zu bestehen scheint, getätigt wird)
  • Immobilienmakler, insbesondere im Hinblick sowohl auf Käufer als auch auf Verkäufer bzw. sowohl auf Mieter als auch auf Vermieter (ab Kaufpreis/Jahresmiete über 15.000 €)
  • Unternehmensberater und -organisatoren bei Erbringung bestimmter Dienstleistungen, wie z. B.: Gründung von Gesellschaften, Übernahme von Geschäftsführer- oder Treuhänderfunktion, Bereitstellung des Gesellschaftssitzes, etc.
  • Versicherungsvermittler im Sinne des § 137a Abs.1, wenn diese Lebensversicherungen oder andere Versicherungen mit Anlagezweck vermitteln

Pflichten der Gewerbetreibenden

Die wichtigsten Pflichten der Gewerbetreibenden zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sind:

  • Die Identität des Geschäftspartners festzuhalten und darüber Aufzeichnungen zu führen
  • Meldungen an die Geldwäschemeldestelle bei Auffälligkeiten bei Geschäften und Transaktionen
  • Aufbewahrung (auf die Dauer von min. 5 Jahre) der Kundendaten sowie Belege betreffend Geschäftsbeziehungen
  • Schulung und Information der Mitarbeiter (Erkennen und richtiges Verhalten bei Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängenden Transaktionen)

Erhöhte Sorgfaltspflichten fallen vor allem bei Ferngeschäften (wenn der Kunde nicht physisch anwesend ist) und bei ausländischen politisch exponierten Personen an (z.B. Staatschefs, Parlamentsmitglieder etc. und deren Familienangehörige). Transaktionen, insbesondere mit Personen aus oder in Staaten, in denen erhöhtes Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung anzunehmen ist, ist soweit möglich der Hintergrund und Zweck der Transaktion zu prüfen und die Ergebnisse schriftlich aufzuzeichnen.

Bei vorliegendem Verdacht muss eine Meldung an die Geldwäschemeldestelle des Bundeskriminalamtes (BKA) mit beiliegendem Meldeformular (Anlage 1) erfolgen.

Das Nicht-Befolgen dieser Bestimmungen stellt eine Verwaltungsübertretung dar, die von der Gewerbebehörde mit Geldstrafen bis zu 30.000 € zu bestrafen ist.

Definition Geldwäsche

Darunter ist jeder rechtliche oder tatsächliche Vorgang zu verstehen, der dazu dient, durch Straftaten erlangte Vermögenswerte rein zu waschen, also ihre Herkunft aus einer kriminellen Tätigkeit zu verschleiern bzw. zu verbergen – entscheidend ist hier die Mittelherkunft.

Definition Terrorismusfinanzierung

Für den Bereich der Terrorismusfinanzierung gelten die Bestimmungen auch für Erlöse aus nicht kriminellen Quellen, sofern diese zur Finanzierung eingesetzt werden sollen – hier zählt also die Mittelverwendung.

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